|
Módszertani segédlet a
Civil szervezetek
működésének, adminisztrációjának szervezéséhez
A civil szervezetek, amelyeket jószándékú és segítőkész emberek egy-egy csoportja hoz létre valamely határozott probléma megoldására, gyakran szembesülnek azzal a körülménnyel, hogy a szervezet létrehozása után a működésük során a legkülönbözőbb törvényi adminisztrációs előírásoknak kell megfelelniük. Ezek az alaptevékenység elvégzése mellet némi speciális szakértelmet igényelnek, amelyet egy tisztán önkéntesekből álló szervezet nem biztos hogy könnyedén meg tud felelni. Egy esetleges ügyészségi törvényességi ellenőrzés során szinte mindig találnak hiányosságokat, néha bagatellnek tűnő papírok, dokumentumok hiányoznak, de mit lehet csinálni, ha egyszer azok meglétét jogszabály írja elő.
Tudjuk, hogy nem az adminisztráció elvégzésétől működik jól egy civil szervezet, de egy jól működő civil szervezet mindig jól adminiszrál!
Szem elött tartva ezt a célt, szervezetünk a Civil Minőségirányítási Rendszer keretein belül rendszerezte mindazokat a dokumentumokat, amelyeket számonkérhetnek rajtunk.
Javasoljuk, hogy az alábbi segédlet segítségével az adminisztrációért felelős vezető tisztségviselő próbálja meg külön dossziékban összeszedni a fiókban vagy a szekrény polcain található dokumentumokat. Minden dokumentum egy irattartó fóliába legyen behelyezve, és az adott dossziéban sorba rendezve. Üres fóliát kell beilleszteni akkor is, ha a kérdéses dokumentum nem található, de később pótolni kell.
1.) Alap dokumentumok dosszié:
Alapító Okirat/Alapszabály
Meghívó
Jelenléti ív (az alapítói okiratot/alapszabályt létrehozók aláírásai)
Jegyzőkönyv (határozat a létrehozásról, vezető tisztségviselők nevesítése)
Aláírási címpéldányok (közjegyző előtt hitelesített)
Székhelybefogadó nyilatkozat
Bírósági bejegyzés végzése (No1)
Határozat a bírósági bejegyzés jogerőre emelkedéséről (No2)
APEH bejelentkezés
Bankszámlaszerződés
Banki aláírási címpéldányok
Szervezeti és Működési Szabályzat
Amennyiben valamely dokumentumban módosítás következett be, akkor értelemszerűen a dossziéba újabb irattartó illesztődik be egy keményebb kartonlappal elválasztva az előző sorozattól.
Például ha módosult az Alapító Okirat/Alapszabály, akkor a következő sorozat illesztődik be;
Egységes Szerkezetbe foglalt módosított Alapító Okirat/Alapszabály
Változásjegyzék
Aláírási címpéldányok (közjegyző előtt hitelesített) (ha módosult)
Székhelybefogadó nyilatkozat (ha módosult)
A többi dokumentum más dossziéba tagozódik be.
Közgyűlési dosszié
Meghívó
Jelenléti ív (az alapítói okiratot/alapszabályt módosítók aláírásai)
Jegyzőkönyv (határozat a létrehozásról, vezető tisztségviselők nevesítése)
Közgyűlési határozatok (Az alapszabályt módosító közgyűlés határozata)
Alap-dokumentumokhoz tartozó segédletek:
2) Tagjegyzék/tagdíjak nyilvántartása dosszié
Tagjegyzék No.1= Alapítók
Változásjelentések a tagokról
Tagjegyzék No.2 = Első év lezárása után
Változásjelentések a tagokról
Tagjegyzék No.3 ….stb.
Célszerű táblázatos formában rögzíteni a tagnévsort, és a változást követően (rendszerint közgyűlést követően a kizárások, felvételek után egy éves aktuális tagjegyzéket készíteni.
Tagdíjak nyilvántartása évente aktualizálva (belépési díj, éves tagdíj befizetésének dátuma, elmaradások)
3) Bírósági végzések gyűjtője
bírósági végzés No3.
Változásbejelenő nyomtatvány
Kísérő levél
bírósági végzés No4
Változásbejelenő nyomtatvány
Kísérő levél
stb.
Képviselő aktualizálása (APEH, Bíróság, Számlavezető bank)
4) Közgyűlési dokumentumok
Meghívó
Jelenléti ív
Beszámolók
Pénzügyi beszámoló
Éves költségvetési terv
Működéssel kapcsolatos beszámoló
Éves munkaterv
Jegyzőkönyv (jegyzőkönyvvezető, hitelesítők)
Határozatok (sorszámozott, külön lefűzött)
5) Vezetőségi dokumentumok
Vezetőségi munkamegosztás (SZMSZ)
Vezetőség éves munkaterve
Vezetőség éves pénzügyi terve
Vezetőségi ülések (lásd az alapító okiratban előírt számban)
Meghívó
Jelenléti ív
Jegyzőkönyv (jegyzőkönyvvezető, hitelesítők)
Vezetőségi határozatok
6) Ellenőrző bizottság dokumentumai (ha van EB)
EB ügyrendje (SZMSZ)
EB éves munkaterve
EB éves pénzügyi terve
EB vizsgálati jelentései
Jegyzőkönyv
Eltérés jelentés
EB határozatok
7) Végrehajtó szervek/bizottságok dokumentumai (alapszabályban nevesített bizottságok)
VSZ munkarendje (SZMSZ)
Határozatok
8) Projekt dokumentumok
Projekt leírás
Adományozási levél
Teljesítési igazolás (támogatott elszámolása)
9) Kötelező jelentések doszié
Közhasznúsági jelentés vagy azzal azonos tartalmú beszámoló
Éves statisztikai jelentés
10) Számviteli szabályzatok könyve
Számviteli politika
Leltárkészítési és Leltározási szabályzat
Selejtezési szabályzat
Pénzkezelési szabályzat
Számlarend,
Értékelési Szabályzat,
Számlatükör
Bizonylati és irattározási szabályzat
b.) analitikus nyilvántartások
c.) főkönyv/naplófőkönyv
d.) adóbevallások (TÁNYA, HIP, APEH)
e.) előző időszak beszámolási dokumentumai
f.) mérleg
g.) eredmény levezetés
h.) szigorú számadású nyomtatványok nyilvántartása
i.) Napi pénztárjelentés nyilvántartása
3) Gazdálkodással kapcsolatos dokumentumok
vagyon
kezelése külön, zárolt számlán (alapítványnál)
nyilvántartása (egyesületnél)
dologi/tárgyi leltár nyilvántartások (számítógép, bútor)
Pénzkészletek
Bank
Kassza
bevételek kezelése:
a.) tagdíjak (belépők, elmaradók, mentesítettek egyedileg),
b.) támogatások külön rendszerben kezeltek, jogcím teljesítése megkövetelt
c.) egyéb bevételek (pl. kamat, árfolyam, 1% SZJA, stb.) egyedileg megfigyelt
d.) dologi, természetbeni hozzájárulások kezelése számvitelen kívül rögzített,
megfigyelt
e.) kapott SZJA 1 %-ok felhasználásának részletezése
f.) esetlegesen kapott költségvetési támogatások külön részletezett nyilvántartásban
Kiadások kezelése
a.) Működési (iroda, telefon, utazás, tagdíjak, reprezentáció stb.)
b.) Projekt kiadások
projekt működtetési költségek
adomány (adományozási levél, átvételi elismervény)
Pénztár és a könyvelés átadása-átvétele ha kell
CRT
Tóth, Ferenc
|
